Política de Privacidad del Servicio de Asistente Telefónico con IA de Weedex Solutions

La presente Política de Privacidad describe cómo Weedex Solutions, S.L. (CIF B87663522) trata los datos personales en el contexto del servicio de asistente telefónico con inteligencia artificial que presta a clientes corporativos. Además, se incluye información básica sobre el tratamiento de datos realizado en el sitio web y los canales de comunicación de Weedex. El documento se ha redactado conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) y demás normativa aplicable.

1. Identidad del responsable y contacto

1.1 Responsable del tratamiento en relación con las llamadas

Para las llamadas atendidas por el asistente virtual, el responsable del tratamiento será la empresa cliente que haya contratado el servicio, por ejemplo Reciclajes Dolaf, S.L. (CIF B‑78487899), con domicilio en la dirección facilitada por dicha empresa. Weedex actúa como encargado del tratamiento al prestar el servicio de atención automatizada. A efectos de transparencia, los usuarios que llaman deben saber que sus datos serán tratados por Weedex en nombre y por cuenta del responsable.

1.2 Responsable del tratamiento de datos propios de Weedex

En relación con los datos personales de los clientes corporativos (datos de contacto para facturación, consultas comerciales, etc.) y de los usuarios que visitan el sitio web de Weedex Solutions, el responsable del tratamiento es Weedex Solutions, S.L., con domicilio en Torrijos (Toledo), España. Para ejercer sus derechos o realizar cualquier consulta, puede escribir a privacidad@weedex.es.

2. Datos personales recogidos

En el marco del servicio de asistente telefónico y de las actividades comerciales de Weedex se recogen las siguientes categorías de datos:

- Datos de llamada: grabaciones de voz, transcripciones textuales de la conversación, metadatos (número de teléfono de origen, fecha, hora y duración de la llamada) y cualquier otra información que el usuario revele durante la interacción.

- Datos de identificación y contacto de clientes corporativos: nombre, apellidos, correo electrónico, número de teléfono, CIF/NIF, dirección y datos bancarios para la facturación.

- Datos de navegación en la web: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y cookies técnicas o de personalización (consultar política de cookies específica en nuestra web).

Weedex no solicita datos pertenecientes a categorías especiales a los usuarios que llaman. En caso de que los usuarios revelen espontáneamente información sensible, esta será tratada con la máxima confidencialidad y solo mientras resulte necesario para prestar el servicio.

3. Finalidad y bases legales del tratamiento

- Gestionar la atención de llamadas a través del asistente virtual, proporcionar información sobre tarifas y servicios, transferir la llamada a agentes humanos y grabar y transcribir la conversación para fines de control de calidad y mejora del servicio. Base legal: consentimiento del interesado al continuar con la llamada tras escuchar la locución informativa; interés legítimo del responsable en mejorar la atención al cliente (evaluado mediante prueba de equilibrio).

- Facilitar los datos y transcripciones al responsable del tratamiento y gestionar peticiones de los usuarios (ejercicio de derechos). Base legal: obligación contractual derivada del contrato de prestación de servicios y de encargo de tratamiento; obligación legal de atender los derechos ARSULIPO.

- Gestionar la relación comercial con clientes corporativos (facturación, atención al cliente, comunicaciones de servicio). Base legal: ejecución de un contrato con el cliente (artículo 6.1.b RGPD).

- Enío de información sobre actualizaciones del servicio o comunicaciones comerciales a contactos corporativos. Base legal: interés legítimo de Weedex en informar sobre novedades y mejoras. El destinatario podrá oponerse en cualquier momento.

- Cumplimiento de obligaciones legales (fiscales, contables, protección de datos). Base legal: obligación legal.

4. Destinatarios de los datos y subencargados

Weedex comunica los datos únicamente al responsable del tratamiento (empresa cliente) y, en su caso, a proveedores que actún como subencargados del tratamiento. Entre ellos se encuentran:

- IONOS SE: proveedor de hosting y almacenamiento de datos en la Unión Europea para alojar grabaciones y transcripciones. Weedex ha firmado con IONOS un contrato de encargo de tratamiento que impone obligaciones de confidencialidad y seguridad.

- Plataformas de transcripción de voz y servicios de mensajería cifrada: cuando sea necesario, Weedex puede utilizar servicios de terceros para transcribir las llamadas o enviar notificaciones. Estos proveedores no accederán a los datos salvo para prestar el servicio y estarán sujetos a las mismas obligaciones de protección de datos.

No se prevén transferencias internacionales fuera del Espacio Económico Europeo. En caso de ser necesarias, Weedex adoptará las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea y lo comunicará al responsable del tratamiento.

5. Plazo de conservación

Los datos de las llamadas (grabaciones y transcripciones) se conservarán durante el periodo necesario para gestionar la consulta y mejorar el servicio, y en todo caso no más de 30 días desde la fecha de la llamada, salvo que el responsable indique un periodo distinto o medie una obligación legal que obligue a su conservación. Una vez cumplida la finalidad, los datos se eliminarán de forma segura o se anonimizarán.

Los datos de clientes corporativos se conservarán mientras se mantenga la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa fiscal y mercantil.

6. Derechos de los interesados

Las personas cuyos datos se tratan tienen derecho a:

- Acceder a sus datos personales y a obtener copia de los mismos.

- Rectificar los datos inexactos o incompletos.

- Solicitar la supresión (derecho al olvido) cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos.

- Solicitar la limitación del tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.

- Oponerse al tratamiento de sus datos cuando esté basado en un interés legítimo.

- Solicitar la portabilidad de sus datos a otro responsable en formato estructurado y de uso común.

Para ejercer estos derechos, el interesado puede dirigirse a la Empresa Responsable o a Weedex a través de los canales indicados en esta política. Weedex colaborará con la Empresa Responsable para atender las solicitudes en el plazo máximo de un mes.

Además, el interesado puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que sus derechos han sido vulnerados.

7. Medidas de seguridad

Weedex ha implementado medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales, tales como:

- Control de accesos y uso de contraseñas robustas y autenticación de doble factor.

- Cifrado de datos en reposo y en tránsito, tanto en el servidor cloud como en los sistemas locales.

- Copias de seguridad cifradas y con retención limitada.

- Sistemas actualizados y protegidos frente a malware; revisión periódica de logs y configuración de firewall.

- Uso restringido de aplicaciones de mensajería para notificaciones; preferencia por canales cifrados y notificaciones sin datos sensibles.

8. Información adicional

Esta Política de Privacidad puede ser modificada para adaptarse a cambios en la legislación o en el servicio prestado. En caso de que se modifique, se informará a los usuarios y clientes corporativos a través de los canales habituales y se publicará la versión actualizada en nuestra web.

Última actualización: Octubre de 2025.